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Como Calcular Una Nomina

En este Tutoriales En Linea les mostraremos la manera de calcular una nomina según el Régimen General de la Seguridad Social.

¿Pero Que Es Una Nomina?

La nómina es el documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado.

Pero la nómina es mucho más que eso, es una factura en la que queda reflejada la relación entre empresa y empleado y en la que aparecen datos muy importantes a tener en cuenta para el empleado como la aportación del trabajador a la Seguridad Social o la retención de IRPF(Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) que se le aplica.

Tanto si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y utilizarla correctamente, pues las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener la información de manera correcta y legal.

Pasos previos a considerar al crear o entender una nómina...

Para elaborar o entender una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibe un empleado por su trabajo y que deberás tener presente a la hora de calcularlas:

  • Devengos: (Es un término que procede del verbo devengar, cuya raíz etimológica se halla en el vocablo latino vindicāre (traducido como "apropiarse”). La acción de devengar alude a contraer el derecho a recibir alguna retribución por brindar un servicio, desarrollar un trabajo o algún otro título, servicio u otro título. Devengar salarios, costas, intereses.) En los devengos encontramos todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción. Sumados crean el salario bruto del empleado. Los devengos se dividen entre percepciones salariales y percepciones no salariales.
  • Percepciones salariales: Hace referencia al total de las percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses o plus que perciba. Todas ellas cotizan a la Seguridad Social. Suelen dividirse en:
    • Salario base: Cantidad que el trabajador percibe por los días trabajados y que no puede ser inferior a lo establecido por el convenio que se le aplique.
    • Complementos salariales: Las cantidades extraordinarias que reciba el empleado por su trabajo. Ya sea plus por convenio, de antigüedad, nocturnidad o peligrosidad, etc. o el extra que reciba el trabajador si su salario es variable (salario base + extras en función de objetivos) como ocurre en muchos departamentos de ventas. Estos complementos también se dividen en personales (ad personam - sobre una base individual.) y de trabajo, según vengan determinados por las características del empleado o las características del trabajo.
    • Horas extraordinarias: Si el empleado, de manera voluntaria o forzosa, ha trabajado por encima de su horario laboral. Estas horas deberán constar en su nómina para que le sean pagadas.
    • Pagas extraordinarias: Dependiendo del convenio y del acuerdo entre empleado y empresa, estas las pagas extraordinarias pueden ser prorrateadas en el sueldo mensual y recibirlas de poco a poco todos los meses en vez de en las veces que aplique, por eso se habla de sueldo a 12 pagas o a 14 (cuando son 2 pagas extras). Sea como sea, debe aparecer la cantidad pertinente en la nómina.
    • Mejoras voluntarias: Si en tu empresa ofreces a los empleados parte de su sueldo como sueldo en especie o retribución flexible las cantidades destinadas a ello también deberán aparecer aquí. Pero recuerda que el total de lo que el empleado cobra como salario en especie no puede superar el 30% del salario bruto.
  • Percepciones no salariales: Este tipo de percepciones no cotiza a la Seguridad Social y puede incluir indemnizaciones o suplidos, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos, y cualquier percepción extra que compense los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de su trabajo, como dietas, kilometraje o pluses de transporte.
    • Como hemos dicho, sumados todos los devengos encontraremos el salario bruto del trabajador, que irá especificado en la nómina como total devengado.
  • Tipo de contrato: No es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada. Por ejemplo, el tanto por ciento que se cotiza en la Seguridad Social va ligado al tipo de contrato y el tanto porciento que se retiene de IRPF depende del sueldo total que se perciba, algo que va ligado al contrato.
  • Situación personal del empleado: Saber si el empleado está casado o si tiene hijos o personas a su cargo también es importante para calcular el IRPF.
  • El convenio colectivo de aplicación: Afecta a los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, igual que al cobro de las horas extras o a las percepciones no salariales como las dietas, plus de transporte, entre otras.
  • Pagas extras: Saber si las pagas van a estar prorrateadas (El prorrateo de las pagas extraordinarias en las nóminas de los empleados es una práctica común en muchas empresas, las cuales, en vez de efectuar dos pagos en concepto de gratificación extraordinaria (uno en junio o julio) y otro en diciembre, optan por ir pagando la cantidad correspondiente a la paga extra de forma mensual...o si se van a dar en sus partes correspondientes es importante también a la hora de aplicar el IRPF.
  • Categoría profesional y grupo de cotización: Estos datos también afectan a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
  • Bajas: Si el empleado ha estado de baja, ya sea médica o de paternidad o maternidad, también influirá en la nómina.
  • Deducciones: La tercera parte de la nómina es donde quedan reflejadas las cantidades que van a descontarse de los devengos y que darán como resultado al salario neto del empleado.
    • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta. Estas aportaciones que hace el trabajador a la Seguridad Social nacen de la suma de varias deducciones que se calculan restando un determinado tanto por ciento a la base de cotización del empleado. Estas deducciones se dividen en:
      • Contingencias comunes (4,70%).
      • Horas Extraordinarias Fuerza Mayor (2%).
      • Resto Horas Extraordinarias (4,70%).
      • Desempleo - Tipo General (1,55%).
      • Si el contrato es de tipo indefinido (1,60%).
      • Si el contrato es de duración determinada) (1,60%).
      • Formación profesional (0,10%).
      • Aquí te dejamos un link a la web de la Seguridad Social donde podrás comprobar las bases mínimas y máximas según la categoría profesional o grupo de cotización y más adelante encontrarás cómo calcular la base de cotización de un trabajador.
    • IRPF: Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal. Aunque no existe realmente un mínimo a tributar en IRPF, sí es cierto que, cuando se tenga un empleado con un contrato temporal de duración inferior a un año, aunque según la calculadora sea un 0%, se tendrá que aplicar una deducción del 2%.
    • Anticipos: Solo se rellena si la empresa adelanta parte del salario al trabajador.
    • Valor de los productos recibidos en especie: La cantidad total de los productos recibidos en especie que aparece en la parte de devengos se incluye también en las deducciones.
    • Otras deducciones: Como por ejemplo embargos y otros...Ademas la retribución flexible, el empleado decide usar parte de su sueldo a favor de determinados productos y servicios que ofrece la empresa. Por eso se le resta su precio en la parte de deducciones. Aquí se pueden incluir préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa, cuotas sindicales, etc.
 
Vamos a explicar cómo se calcula una nómina normal, sin entrar en demasiado detalles y teniendo en cuenta los anteriores términos procederemos en utilizar un ejemplo de nómina sencilla, supongamos que del mes de Abril, en una empresa como TL el trabajador cobra únicamente un salario base de 1.200,00 €. Sabemos también que tiene derecho a percibir, en los meses de junio y diciembre, dos pagas extraordinarias del mismo importe.

Devengos o conceptos a cobrar
El único devengo que percibirá el trabajador en Abril será el salario base, ya que las pagas extraordinarias no las percibirlas este mes.

Deducciones
El trabajador tendrá dos deducciones:

- Las cotizaciones a la Seguridad Social
- La retención a cuenta del IRPF
Ambas son el resultado de aplicar unos porcentajes a la bases de cotización de la Seguridad Social y de IRPF.

Base de cotización a la Seguridad Social
La base de cotización a la Seguridad Social estará formada por las retribuciones que tenga este mes sumando, además, la parte proporcional de pagas extraordinarias correspondientes al mes de Abril. ¿Por qué si no se cobran ahora? Porque la Seguridad Social establece que por las pagas extraordinarias se cotice mes a mes, de forma prorrateada(Ver arriba), y no en el momento de su cobro.
 
Salario base: 1.200,00 €
Prorrata de Pagas Extraordinarias: ( 1.200,00 € * 2 ) / 12 = 200, 00 €
Base de Cotización: 1.400,00 €

Base de retención IRPF
A diferencia de lo anterior, las pagas extraordinarias sólo sufrirán retención en el momento de su cobro. Por tanto, para la base sujeta a retención por IRPF se deben tener en cuenta únicamente aquellos conceptos que efectivamente vaya a percibir el trabajador este mes de Abril, en este caso, el salario base:

Base IRPF: 1.200,00 €

Aplicación de porcentajes
Sobre dichas bases, aplicaremos los porcentajes correspondientes.

Seguridad Social:
Los porcentajes de cotización a la Seguridad Social apenas suelen variar de un año a otro, y no están en función de las retribuciones del trabajador, sino que son fijos, con la salvedad de la cotización por desempleo que varía según el contrato sea indefinido (1,55%) o temporal (1,60%).
 
Supondremos para este caso que el contrato del trabajador es indefinido:
Contingencias Comunes: 4,70% * 1.400,00 € = 65,80 €
Desempleo: 1,55% * 1.400,00 € = 21,70 €
Formación Profesional: 0,10% * 1.400,00 € = 1,40 €
Total de Cotizaciones a la Seguridad Social: 88,90 €

Bases de cotización Contingencias Comunes

Grupo de Cotización Categorías Profesionales Bases mínimas
euros/mes
Bases máximas
euros /mes
1 Ingenieros y Licenciados.Personal de alta dirección no incluido en el artículo 1.3.c) del Estatuto de los Trabajadores 1.199,10 3.751,20
2 Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados 994,20 3.751,20
3 Jefes Administrativos y de Taller 864,90 3.751,20
4 Ayudantes no Titulados 858,60 3.751,20
5 Oficiales Administrativos 858,60 3.751,20
6 Subalternos 858,60 3.751,20
7 Auxiliares Administrativos 858,60 3.751,20
Bases mínimas
euros/día
Bases máximas
euros /día
8 Oficiales de primera y segunda 28,62 125,04
9 Oficiales de tercera y Especialistas 28,62 125,04
10 Peones 28,62 125,04
11 Trabajadores menores de dieciocho años, cualquiera que sea su categoría profesional 28,62 125,04

Tipos De Cotización (%)

Contingencias Empresa Trabajadores Total
Comunes 23,60 4,70 28,30
Horas Extraordinarias Fuerza Mayor 12,00 2,00 14,00
Resto Horas Extraordinarias 23,60 4,70 28,30

IRPF

El porcentaje de retención del trabajador, a diferencia de los porcentajes de Seguridad Social, sí está función de sus retribuciones, además de sus circunstancias personales y familiares. Vamos a suponer que al trabajador de esta nómina le corresponde un 10% de retención a cuenta del IRPF: 10% * 1.200,00 € = 120,00 € - Líquido a percibir

De lo anterior y en resumen, al trabajador le deduciremos un total de 208,90 € de sus devengos:
  • Total devengos: 1.200,00 €
  • Total deducciones: 208,90
  • Líquido a percibir: 1.200,00 € – 208,90 € = 991,10 €
  • Y este es el calculo de una nómina sencilla y sin aparente confusión.
El empresario está obligado a retener e ingresar en Hacienda (Agencia Tributaria) determinadas cantidades en concepto de pago a cuenta del I.R.P.F. cuando retribuya al trabajador por su trabajo. La cuantía de la retención será el resultado de aplicar al rendimiento íntegro satisfecho el porcentaje correspondiente. A diferencia del descuento al trabajador de las cuotas de S.S. Que o se las descuenta en el mes correspondiente o ya no se las podrá descontar, los descuentos por I.R.P.F los puede descontar el empresario durante todo el año natural.
 
Si el empresario no ingresa los descuento por I.R.P.F. puede ser sancionado con una multa pecuniaria que va desde el 75 al 150% de la cantidad dejada de ingresar.

Vacaciones

Las vacaciones son 1 mes al año (30 días naturales o más según convenio) para el descanso del trabajador. Por cada mes trabajado se tiene derecho a 2,5 días de vacaciones y al finalizar el año hay que disfrutar las vacaciones pendientes o que te las abonen en dinero.
 
Cálculo de la base de Contingencias Comunes: Se sumará a esta remuneración, la parte proporcional de las pagas extraordinarias y de aquellos conceptos retributivos que no tengan el carácter mensual y que vayan a devengarse durante todo el año en curso
Si son trabajadores cuyas retribuciones tienen el carácter diario se dividirá entre 365 días y la cantidad obtenida se multiplica por el número de días a que corresponde la cotización.

En el caso de trabajadores cuyas retribuciones tienen carácter mensual, ese importe anual se dividirá entre 12. Si la base de cotización que resulte de los puntos A(Total Devengado) y B (Total A Deducir=1+2+3+4+5) no estuviera entre la cuantía de la base mínima y máxima correspondiente al grupo de cotización de la categoría profesional del trabajador (conforme a las cuantías fijadas cada año por la Ley de Presupuestos Generales del Estado), se cotizará por la base mínima o máxima, según corresponda.

Cuando el trabajador esté de baja, la base de contingencias comunes diaria será: Base de C.C del mes anterior a la baja/nº de días a que corresponde. Si la retribución es mensual, se dividirá siempre por 30, si la retribución es diaria se dividirá por 28,29,30 o 31, según el número de días del mes.

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