Cómo utilizar la característica de combinación de correspondencia en Word

La característica Combinar correspondencia en Microsoft Word presenta una forma sencilla de crear múltiples documentos de una sola plantilla. 

La característica Combinar correspondencia requiere un documento principal y una fuente de datos. Combinando estos dos ahorra tiempo y esfuerzo. Usando la característica Combinar correspondencia puedes

• Enviar cartas, mensajes de correo electrónico que tienen misma información a varias personas al mismo tiempo
• Imprimir nombre y dirección en sobres o etiquetas de impresión con la información almacenada en la libreta de direcciones de Outlook o la información almacenada en el archivo de Excel

Echemos un vistazo a los pasos para fusionar el documento principal y el origen de datos utilizando la función Combinar correspondencia.

Nota: En este tutorial vamos a utilizar la función Combinar correspondencia para enviar una carta de invitación a un grupo de personas. 

El documento principal será una carta. El origen de datos es un archivo de Excel que contiene información, como el nombre, denominación, departamento, dirección residencial, Ciudad y Estado para cada individuo en el grupo. Usando la característica Combinar correspondencia, añadiremos campos de datos en el documento principal y capturar la información almacenada en el archivo de Excel en el documento principal (letra)

1. Inicie Word 

2. Abra el documento principal

3. Haga clic en Mailings

4. Haga clic en Combinar Inicio Correo

Nota: En este paso, va a seleccionar el tipo de documento principal. Se le presentará varias opciones tales como cartas, sobres, mensajes de correo electrónico, Etiquetas y muchos más.

5. Seleccione Tipo de documento deseado de la lista.

Nota: Para fines de demostración, hemos seleccionado Cartas desde la lista.

6. Seleccione Destinatarios

Nota: En este paso, va a ser la selección de origen de datos. Se le presenta 3 opciones que incluye

• Escriba una nueva lista (seleccione esta opción si usted no tiene ninguna fuente de datos)
• Utilizar una lista existente
• Elija entre los contactos de Outlook

Nota: Para fines de demostración, hemos seleccionado Utilizar una lista existente. El origen de datos que hemos utilizado es en forma de un archivo de Excel.

7. Seleccione Utilizar una lista existente

Se abre un cuadro de diálogo. Explorar y abra el archivo de destino (origen de datos), que tiene la información que necesita ser fusionado sobresalir.

8. Haga clic en Asignar campos

(Nota: Este es un paso importante Es necesario seleccionar la lista de campos destinatario correcto para el componente de campo de la dirección correspondiente..)

9. Coloque el cursor en el documento principal en la que desea insertar Campo de fusión

10. Haga clic en Insertar campos de combinación y seleccione el campo de combinación que desea insertar en el documento

Repita los pasos 9-10 para agregar más campos de combinación en el documento principal

11. Haga clic en Finalizar y Combinar

12. Seleccione cualquier opción de la lista que corresponde a su salida deseada. Dado que, queremos imprimir cartas de invitación, seleccionaremos Imprimir Documentos

Imprimir todo es la opción por defecto seleccionado en el cuadro de diálogo emergente.Especifique el rango de registros si desea imprimir las cartas de invitación para los registros seleccionados.

Nota: En este paso, los registros se refieren a cada registro individual en el origen de datos.

13. Un cuadro de diálogo Imprimir nueva abre, haga clic en Aceptar para imprimir las cartas de invitación.