El teletrabajo y el trabajo remoto gozaron durante muchísimo tiempo de las bondades que ofrecía la antes conocida como Google Suite (actualmente Google Workspace) para los equipos de trabajo: desde almacenamiento en la nube, hasta numerosas herramientas ofimáticas y de comunicación perfectamente integradas.

Sin embargo, Google ha anunciado recientemente que a partir del 1 de mayo del presente año, Workspace para negocios dejará de ser gratuito, pasando a contemplar tarifas desde los 5.20 euros hasta los 15.60 euros por usuario al mes, sin contar un plan para empresas con un precio personalizado.

Por ello, no extraña que numerosas startups estén considerando otras alternativas gratuitas a Google Workspace, o al menos sensiblemente menos costosas, para mantener un espacio de trabajo virtual con la mejor calidad posible. Pensando en ello, hoy te traemos una serie de herramientas que pueden ser la solución que estás buscando.

¿Qué tipo de herramienta es Google Workspace?

Antes de conocer las alternativas a este popular servicio, es necesario saber en qué categoría de software se encuentra. De modo que posteriormente puedas buscar más opciones, si las que te traemos no te convencen del todo:

• Google Workspace integra un conjunto de aplicaciones que permiten establecer un flujo de trabajo lo más parecido al que tendría lugar en una oficina en la vida real, para usuarios individuales o empresas. Podríamos decir que entra dentro de la categoría del espacio de trabajo virtual o "virtual workspace".
• Un espacio de trabajo virtual no es más que una serie de programas y aplicaciones que permiten a los usuarios gestionar la información, los proyectos, las comunicaciones y los contactos en un único lugar.
• Estas herramientas de software facilitan el realizar tareas dentro de una plataforma independiente, en la que todos los miembros pueden acceder a los documentos y archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que depender ya de una ubicación concreta.
• De esa manera se gana en organización y se mejora el workflow de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, negocio o empresa.

Mejores alternativas a Google Workspace (gratuitas)

Como lo lees, los softwares que hoy te traemos cuentan con un plan gratuito bastante completo, pero por supuesto, también ofrecen modalidades de pago. De cualquier modo, nos hemos asegurado que el plan gratuito cumpla con todas las necesidades básicas de comunicación e integración de herramientas, que cualquier negocio necesita.

Sin más, ¡comenzamos!

1. OnlyOffice Workspace

Nuestra primera opción es OnlyOffice Workspace: una completa suite ofimática que incorpora un entorno de trabajo, un calendario de grupo, un editor de documentos compartidos y una plataforma de correo electrónico. Lo bueno es que tiene todas estas funciones integradas en una sola app, donde puedes abrir tus documentos de Google Drive, Box o Dropbox directamente desde la interfaz para empezar a trabajar en ellos.

OnlyOffice Workspace cuenta con un plan gratuito para 5 usuarios, que brinda suficientes recursos como para realizar prácticamente cualquier proyecto en equipo. Entre sus características se encuentra la posibilidad de mantener conversaciones privadas con otros empleados, colaborar en documentos en tiempo real, enviar notas post-it virtuales para reuniones o chats de grupo cuando se colabora con socios de fuera de la empresa, etc. 

2. Wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos muy completo, con énfasis en la programación del tiempo y el control de las tareas. En otras palabras, integra todas las herramientas para crear proyectos eficientes desde el concepto hasta la entrega.

Además, Wrike ha sido utilizado durante años por empresas como HP, Samsung o AT&T, lo que es una buena señal de que la colaboración en equipo funciona correctamente en todos los niveles.

Esta opción cuenta con un plan gratuito para usuarios ilimitados, lo que sin duda te permitirá conocer la herramienta sin gastar dinero. Con este plan puedes seguir proyectos, controlar todas las actividades y compartir información entre los miembros del equipo. Además, está integrado con los softwares de almacenamiento en la nube como Dropox y Google Drive.

3. Asana

Para todos aquellos que necesitan una herramienta de organización que les permita asignar tareas y responsabilidades a sus empleados, nuestra siguiente opción es Asana.

Lo que diferencia a esta plataforma de otras alternativas es que, además de tener una lista de los trabajos a realizar dentro de la empresa y el plazo de cada uno, también tiene un sistema de mensajería interna para que puedas intercambiar mensajes y comentarios con tus colaboradores.

Asana es una herramienta que ahorra mucho tiempo y quebraderos de cabeza a la hora de organizar proyectos porque consigue simplificar los procesos, lo que al final acaba siendo mucho más efectivo. Además, tiene un plan gratuito con funciones avanzadas como la subordinación de tareas y los archivos adjuntos.

4. Monday

Monday también se basa en el concepto de proponer al usuario una visión alternativa de las tareas y su orden, pero esta vez se hace de forma mucho más singular.

Esta alternativa te ofrece una visión de lo que debes hacer en función de tu horario de trabajo, es decir, puedes visualizar todas tus tareas para cada día de la semana laboral.

Una característica que merece la pena destacar es la posibilidad de hacer preguntas a través de la aplicación, haciendo posible que tus compañeros colaboren contigo en ellas sin tener que salir de la plataforma.

5. OpenProject

Otra alternativa interesante es OpenProject, que ofrece una herramienta de gestión de proyectos de código abierto, la cual permite que varios usuarios de una empresa interactúen bajo un mismo espacio de trabajo virtual.

Tiene un plan gratuito y algunas alternativas de pago. Sus posibilidades son prácticamente ilimitadas gracias a sus integraciones a través de plugins, lo que permite integrar fácilmente la plataforma con nuestras cuentas de Google Drive.

6. Zoho Workpalce

Zoho Workplace es una opción que te permite crear espacios de trabajo virtuales para la libre circulación de sus empleados dentro de ellos. Es decir, todos los miembros del equipo pueden trabajar en tiempo real sobre un mismo documento, desde distintos ordenadores y también en modo offline cuando no tengan acceso a internet.

Zoho tiene un pequeño inconveniente en su versión gratuita, ya que limita varias funciones como el chat, la videoconferencia o los archivos adjuntos.

¿Qué te han parecido estas alternativas a Google Workspace? ¿Alguna que haya llamado particularmente tu atención? Esperamos que si te decides por alguna, no olvides comentarnos tu experiencia.