Contar con un software ERP para un emprendimiento pasó de ser un extra a una necesidad y, honestamente, debería ya ser un requisito para lanzar cualquier proyecto.

Hablamos por supuesto del software de planificación de recursos empresariales (ERP si tomamos sus siglas en inglés), el programa vanguardia que crece a un ritmo vertiginoso en cuanto a su uso y aplicación en distintos departamentos. 

Hoy en día, el 67% de emprendimientos señaló tener un éxito rotundo en la aplicación de estos programas a sus procesos internos, vinculado por supuesto a elementos internos como el apoyo de la directiva general y la organización de todos los empleados para aprender su alcance y funciones.

Si no has usado un software ERP para tu empresa, ahora es el momento. Vamos a explorar cómo van estos sistemas, los factores a tener en cuenta para elegir el mejor y todas las razones para cambiar para siempre la cara de tu proyecto con su aplicación. ¿Listo? ¡Empecemos!

¿De qué va un programa ERP?

Se trata de un software de gestión que ayuda con la producción, los procesos de organización interna y a clasificar los aspectos de cada gestión involucrada dentro de la cadena de procesos de un emprendimiento. 

Un ERP puede utilizarse en diversos nichos, como:

• Fabricación y manufactura
• Comercio minorista (físico y digital)
• Recursos humanos
• Marketing y publicidad

A medida que tu empresa crece, sin importar el rubro en el que te especialices, necesitarás poder organizar cada proceso por departamento y que tus empleados pasen menos tiempo en tareas administrativas y más asegurándose de que ese crecimiento sea sano y sostenido.

Normalmente en un emprendimiento, cualquier empleado desempeña muchas funciones de acuerdo a las necesidades de su departamento. No hay mucho tiempo para revisar múltiples hojas de cálculo y una tonelada de datos de forma manual. Hacerlo así  afectaría gravemente a la operativa general. 

El mejor programa ERP ayuda a gestionar fácilmente estas tareas rutinarias. Muchas de las pequeñas tareas clave, como el procesamiento de datos, la fabricación y las finanzas, pueden automatizarse.

¿Qué debes tener en cuenta para escoger un buen ERP?

Ahora que tenemos la idea de qué es un ERP, hay que saber cómo escoger el que mejor se adapte al momento por el que está pasando tu emprendimiento. Para ello procura:

• Realizar un análisis exhaustivo de todos los procesos actuales: ¿cómo puedes aumentar la productividad general con una solución ERP adecuada?
• Evaluar la tecnología empleada actualmente: ¿usas Windows, Mac o Linux?
• Desarrollar un plan de adición realista: ¿en cuánto tiempo necesitas usarlo en su totalidad? Algunos programas ERP pueden tardar meses en implementarse en cada departamento.
• Buscar asesoría especializada: mirar a los lados, viendo qué programas usan tus competidores, suele ayudar a ofrecer una experiencia coherente con tus intereses.

¿En qué se diferencia de otros programas organizativos?

Los empleados de cada departamento ya no necesitarán varios inicios de sesión para acceder a diversas partes del sistema informático de su empresa o incluso usar distintos programas para acceder a la parte operativa. Por esto, la mayor diferencia entre un ERP y otros programas empresariales es su naturaleza integrativa.

La planificación de recursos empresariales incluye todas las funciones contables, financieras, administrativas y operativas, pero realmente va mucho más allá. También sirve como un programa CRM (gestión de las relaciones con los clientes) al poder:

• Hacer seguimiento de inventario
• Emitir informes de indicadores y resultados
• Unir a todos los departamentos en un sistema integrado de comunicación

Todo está al alcance de la mano y muchos de estos softwares tienen todo almacenado en la nube, lo que permite al personal acceder desde cualquier lugar y momento.

Las 5 razones primordiales para usar un ERP

1. Acceso ilimitado a la información importante

Implementar un software ERP facilita más que nunca a los jefes de equipo poder medir el progreso y evaluar el rendimiento de toda la operativa. Organiza los datos que cada integrante de equipo o departamento necesita en un lugar de fácil acceso.

Es posible que veas el proceso de un pedido a entregar, o la rapidez con la que los pedidos se mueven por el sistema y cuántos días están en tránsito. También puedes ver el tiempo que tardan en llegar a su destino. 

Además, en búsqueda de mejorar tu presencia online y optimizarla, podrás ver cuánto tiempo se tarda desde que un cliente hace clic por primera vez en tu sitio web hasta que realiza finalmente un pedido. El ERP hace que el seguimiento del progreso general de la empresa sea más fácil que nunca. 

Con tanta información accesible, es más fácil tomar decisiones informadas que beneficien a la empresa y poder utilizar datos clave para establecer objetivos alcanzables y prácticos para el futuro.

2. Flujos de trabajo mejorados

El ERP ayudará a tu emprendimiento a simplificar los flujos de trabajo de forma significativa. Con la ayuda de interfaces fáciles de usar, tus empleados pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para realizar su trabajo. 

Esto, a su vez, les ayuda a completar los proyectos más rápidamente y pasar a la siguiente tarea sin tener que preocuparse por sacrificar la precisión en el proceso.

Esto te permite centrar las jornadas diarias en competencias básicas y garantiza una mejor integración con otros sistemas empresariales. Sin un sistema de gestión bien planificado, nunca se puede esperar conseguir buenos márgenes de beneficio a largo plazo y es clave para construir una sólida base de clientes.

3. Agilidad entre tareas

Entre todo a saber sobre un sistema ERP, es clave que podrás evitar los tiempos muertos entre tareas y mejorar la velocidad entre una y otra.

El contar con un programa unificado evita que tus empleados o tú tengan que ir y venir entre varios programas y sistemas para encontrar la información que necesitan. 

Se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y se acaba eso de esperar a que el departamento de TI termine un informe o a que alguien de otro departamento suelte un sistema de gestión para evitar encontrarse y enlentecer el proceso.

Además, los datos pueden compartirse con clientes, socios y otras partes interesadas. Con el uso de la nube, los datos se mantienen seguros y accesibles.

4. Fácil integración

Integrar todas las funciones de tu empresa puede parecer muy abrumador y como que te perderás entre tanta información visual. Podrías asumir que te llevará días o semanas tenerlo todo combinado y funcionando sin problemas, pero en absoluto es el caso del software ERP.

El proceso de integración es muy sencillo y es fácil integrarlo todo. Siempre hay un poco de curva de aprendizaje cuando se empieza a utilizar un nuevo sistema, por supuesto, pero es una inversión inicial de tiempo necesaria para que luego todo corra con fluidez y se aceleran las tareas diarias a realizar.

Te sorprenderá lo rápido que se adaptan tus empleados, sobre todo cuando vean todo lo que un nuevo programa automatizado puede hacer por ellos.

5. Contabilidad empresarial más fácil con el software ERP

Un programa ERP facilita todas las funciones de una empresa, como ya hemos mencionado. Sin embargo, el departamento de contabilidad es quien estará más feliz de que adquieras uno para la empresa.

Los contables a menudo tienen que perseguir a los responsables de varios departamentos para acceder a la información financiera a la hora de crear informes o declarar impuestos. Sin embargo, con la ayuda del software ERP, tendrán acceso instantáneo a todo lo que necesiten y esto les ayuda a realizar su trabajo de forma más eficiente, especialmente durante las épocas más ajetreadas del año.

Todos los procesos, todas las tareas, el menor de los tiempos

Como exploramos a lo largo de este artículo, es vital que uses un ERP si eres un emprendedor que se preocupa por el crecimiento y en que sus empleados no pierdan tiempo perdiendo sus habilidades dentro de lo administrativo. Dicha adquisición te permitirá:

• Integrar todos los procesos operativos en un solo programa
• Reducir los tiempos invertidos por cada tarea
• Establecer un vínculo directo de comunicación entre todos los departamentos
• Realizar un seguimiento en tiempo real de la evolución operativa por jornada
• Mejorar el flujo de trabajo
• Evaluar la estructura de cada departamento y aprovechar el potencial de cada uno de tus empleados

Si decidiste emprender es porque sabes que salirte de la norma suele ser la mejor inversión para tener éxito en el mundo empresarial. Sigue con este mismo esquema de pensamiento y aventúrate a mejorar la fluidez de todos los procesos de tu proyecto.